Pourquoi vous n’arrivez pas à utiliser votre To Do List ou liste de tâches : voici les principales erreurs et leurs solutions !
Zut je dois me souvenir d’un truc mais c’est quoi déjà ?
C’est quand la dernière fois que j’ai arrosé les plantes ?
Est-ce que j’ai bien fait tout ce que j’avais prévu de faire aujourd’hui ?
Dans cet épisode, je vous propose de parler de la fameuse To Do List ou liste de tâches.
Et en particulier : Quelles sont les erreurs rencontrées avec une liste de tâches ?
3 grands types d’erreurs existent avec une To Do Liste :
- Penser qu’une liste de tâches est inutile.
- Avoir plusieurs listes de tâches.
- Faire une To Do Liste bien trop longue et donc impossible à suivre.
Erreur 1 : Ne pas avoir de To Do List
Certaines personnes parviennent à se passer de listes de tâches et font mentalement une suite de tâches qu’elles cochent au fur et à mesure.
Cependant, cette solution n’est pas efficace, car notre cerveau ne peut pas garder en mémoire un grand nombre de tâches en même temps.
Il y a deux problèmes majeurs avec ce fonctionnement de liste de tâches mentale :
- Le premier est d’encombrer le cerveau par des tâches en attente. Inconsciemment, nous savons que nous avons des choses à faire et cette liste mentale va nous perturber, générant du stress et de l’anxiété. En notant vos tâches, vous libérez de l’espace mental pour vous concentrer sur d’autres actions. Par exemple, si vous travaillez sur une tâche importante, votre cerveau sera libre de toute autre pensée et vous pourrez être plus productif.
- Le deuxième problème est simplement d’oublier certaines tâches, car la mémoire n’est pas infaillible. Il est facile d’oublier des tâches importantes, surtout lorsque nous avons beaucoup de choses à faire. Qui ne s’est jamais réveillé la nuit en se disant « J’ai oublié de poster cette lettre ? ». Une tâche notée est l’assurance de ne pas l’oublier.
Je vous conseille fortement de noter vos tâches. Cela vous permettra de libérer votre esprit et de ne pas oublier des tâches importantes.
De plus, cocher une case sur votre liste de tâches est un petit moment de satisfaction et de bien-être très agréable à vivre !
Mettre en place une to do list
Le plus difficile sera la première fois.
Commencez par noter toutes les tâches à faire : pour aujourd’hui, demain, cette semaine ou plus tard.
Puis, listez vos tâches récurrentes.
Voici un exemple de début de liste de tâches :
- Faire l’inventaire de la boutique,
- Coudre les boutons sur mon nouveau pull,
- Finir de tricoter les mitaines,
- Finir d’écrire un article de blog,
- Arroser les plantes chaque semaine,
- Sauvegarder vos photos chaque mois,
- Vérifier votre page à propos sur votre site internet tous les six mois,
- Faire la déclaration à l’URSSAF chaque mois ou chaque trimestre selon votre cas,
- etc.
Pour ce premier jet, vous pouvez utiliser une feuille de papier ou un outil de prise de notes.
Ensuite, il vous restera à ajouter les tâches au fur et à mesure de leur arriver au fil du temps.
Voici 2 conseils pour noter vos tâches :
- Pensez à utiliser un verbe d’action
Dans les exemples précédents, chaque tâche commence par un verbe d’action : arroser, sauvegarder, vérifier, coudre, rédiger, etc.
En utilisant un verbe d’action, vous permettez à votre cerveau de se mettre dans l’action.
- Soyez précise.
Sans précision, vous risquez de réfléchir un moment à la tâche.
Si vous notez simplement « pull », vous allez passer un petit moment à vous demander, ce que vous deviez faire avec ce pull. Vous allez perdre du temps.
En étant précise : « coudre les boutons sur le pull vert », vous saurez exactement ce que vous avez à faire.
Quelles tâches noter ?
Je vous ai proposé des tâches à accomplir de la sphère personnelle et d’autres de la sphère professionnelle.
Mon système de gestion de tâches consiste à tout noter au même endroit, car ces tâches peuvent être liées aux deux sphères de votre vie et sont à accomplir un jour donné.
Vous pouvez utiliser un système de couleurs ou d’étiquettes (tags) pour différencier les tâches personnelles et professionnelles.
En utilisant une application, vous avez accès à des filtres pour n’afficher que les tâches liées à votre vie personnelle ou professionnelle.
Quel outil utiliser ?
Vous pouvez utiliser du papier et un stylo si vous préférez, mais je pense qu’une application est plus pratique.
Ainsi, vous gardez un accès permanent à votre gestionnaire de tâches. Pratique pour noter rapidement toute nouvelle tâche !
Il existe de nombreuses applications de gestion de tâches :
- Google Task,
- To Do de Microsoft
- Certaines personnes utilisent Notion,
- ToDoIst : l’application de gestion de tâches la plus connue et certainement la plus efficace. C’est celle que je vous recommand.
Quelques mots sur ToDoIst :
Todoist est une application payante, mais la version gratuite est amplement suffisante. Personnellement, j’utilise la version gratuite depuis plusieurs années. Toutefois, j’envisage de passer à la version payante pour exprimer ma gratitude envers les développeurs pour leur travail.
C’est une application parfaite qui évolue constamment avec de nouvelles fonctionnalités pour répondre aux besoins de chacun.
Elle est disponible en français, et une fois téléchargée, elle peut être synchronisée avec votre ordinateur, votre tablette et votre smartphone.
Vous pouvez créer des tâches en insérant des liens, des PDF, des photos, ainsi que des sous-tâches. Vous pouvez même gérer des projets de manière très complète.
Un petit carnet en complément :
En plus de cette application, j’utilise également un petit carnet. Oui, je suis encore attachée au format papier !
Le soir, je note mes trois tâches les plus importantes pour la journée du lendemain.
En faisant cela, je prends un engagement avec moi-même.
D’ailleurs, je remarque une réelle différence lorsque je ne le fais pas. Si j’arrive le matin et que mes trois tâches ne sont pas notées, je me sens un peu perdue. C’est pourquoi j’aime avoir ce petit rituel de noter mes trois tâches pour le lendemain.
Le fait de les avoir sous les yeux sur mon bureau me permet de visualiser le déroulement de ma journée, même si j’ai déjà un planning établi.
Si, le soir, une tâche n’est pas terminée, je la reporte au lendemain, si mon planning me le permet. Dans le cas contraire, je la reporte plus tard.
Erreur 2 : avoir plusieurs To do listes
La deuxième erreur à éviter lors de l’utilisation de To Do listes est de multiplier les supports (Bullet Journal, carnet, agenda, application de Notes, application dédiée).
Le problème avec la multiplication des supports est que les tâches sont éparpillées, ce qui rend difficile leur organisation et leur priorisation. Bien souvent, les listes existent mais les tâches ne sont pas réalisées.
Le but de l’utilisation des listes de tâches est d’optimiser son temps et de voir où l’on en est avec ses projets.
Certaines personnes peuvent préférer avoir plusieurs listes pour éviter d’avoir une liste trop longue. Cependant, c’est là la troisième erreur à éviter. En effet, une seule liste suffit, il suffit de la diviser en sous-listes si nécessaire. Le but est d’organiser ses tâches de manière à être plus productif, pas de s’encombrer de multiples listes qui risquent de rendre le travail plus difficile.
En résumé, pour éviter les erreurs liées à l’utilisation des to-do listes, il est important de centraliser ses tâches dans un seul support, d’éviter les doublons et de diviser sa liste en sous-listes si nécessaire. Cela permettra de mieux organiser ses tâches et de gagner en efficacité.
Erreur 3 : une liste trop longue
La troisième erreur courante dans la gestion des listes de tâches est d’avoir une liste trop longue.
Le risque est de vous sentir submergée et de ne pas savoir par où commencer. Vous risquez également de vous décourager rapidement si vous ne parvenez pas à accomplir toutes les tâches présentes sur votre liste.
Comment obtenir une liste de tâches raisonnable et éviter la frustration devant une liste interminable de tâches ?
La solution consiste à prioriser et organiser vos tâches, afin d’optimiser votre temps. Pour cela, vous pouvez utiliser la matrice Eisenhower ou matrice des priorités.
La matrice d’Ensenhower
Cette matrice a été mise en place par le président américain Eisenhower, un champion de la productivité.
Il utilisait cet outil pour prioriser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.
Voici ce à quoi ressemble la matrice d’Einsehower :
Elle se divise en quatre quadrants :
- Quadrant 1 : tâches importantes et urgentes qui nécessitent votre attention immédiate.
- Quadrant 2 : tâches importantes mais non urgentes qui ont des conséquences à long terme.
- Quadrant 3 : tâches urgentes mais non importantes, souvent venant de l’extérieur et n’apportant pas grand-chose.
- Quadrant 4 : tâches non urgentes et non importantes qui peuvent être supprimées ou reportées.
Les tâches du quadrant 1 sont celles à traiter en priorité, car elles sont urgentes et importantes. Il n’y a pas de délai, elles doivent être effectuées immédiatement.
Les tâches du quadrant 2 sont importantes mais non urgentes, elles ont des conséquences à long terme, comme par exemple la planification d’une séance photo pour un nouveau produit. Elles doivent être planifiées en fonction du délai de sortir de votre produit.
Les tâches du quadrant 3 sont urgentes mais non importantes, souvent des tâches venant de l’extérieur, qui n’ont pas une grande valeur ajoutée. Elles doivent être gérées en fonction de leur urgence. Ce sont des tâches à automatiser ou à déléguer si possible.
Les tâches du quadrant 4 sont non urgentes et non importantes, elles peuvent être supprimées ou effectuées lors d’un moment de creux.
Il existe plusieurs méthodes pour organiser ses tâches, il est important de trouver celle qui vous convient le mieux.
Pour ma part, j’utilise des drapeaux de couleurs différentes pour indiquer la priorité d’une tâche.
Par exemple, aujourd’hui j’ai mis en priorité absolue l’enregistrement de mon podcast, suivi de la rédaction de la newsletter, puis des tâches de routine et enfin la mise en place d’un nouveau disque dur externe.
Dater les tâches
Pour éviter de créer une liste de tâches trop longue et difficile à gérer, il est important de dater les tâches en fonction de leur date limite.
Si vous ne savez pas exactement quand vous allez faire une tâche, vous pouvez la mettre dans un petit dossier « en attente » en fonction de sa priorité.
La boite de réception
La boîte de réception permet de noter toutes les tâches qui arrivent. Chaque soir ou fin de semaine, vous les triez en fonction de leur date limite et de leur priorité.
Gardez à l’esprit qu’une liste de tâches ne doit pas être un fardeau.
C’est un outil qui vous aidera :
- à être plus efficace,
- à avancer dans vos projets,
- et à atteindre vos objectifs.
La To Do List est un outil incroyable lorsqu’elle est utilisée correctement.
C’est à vous de jouer : alors, à vos To Do List, prêts, partez !
