Quelques exemples de process

Les process sont importants dans votre entreprise créative.

Ils sont partour autour de nous :

• Quand vous cuisinez, vous suivez une recette.
• Quand vous achetez un patron de couture, vous suivez les instructions de montage.
• Quand vous tricotez, vous suivez les explications du patron.

Vous suivez un processus. Il a été pensé pour arriver au résultat voulu qui sera de délicieux biscuits, une jolie robe ou un fabuleux pull à torsades.

Un process est la description de toutes les étapes nécessaires, celles qui sont à suivre pour arriver à un résultat.

Quels sont les avantages de la mise en place de process ?

Mettre en place des process a plusieurs avantages :

• Faire les choses dans le bon ordre, suivre des étapes pour aller vers notre objectif.
• Éviter d’oublier une étape.
• Gagner du temps pour toutes les fois où l’on réalisera la même opération.

Construire des process prend du temps. Toutefois, vous en gagnerez par la suite, car vous n’aurez plus besoin de réfléchir à ce que vous devez faire. Vous liberez ainsi votre cerveau de cette charge mentale pour vous consacrer pleinement à votre action.

Un exemple avec la création d’une vidéo YouTube

Je vous propose de prendre l’exemple du process que j’ai mis en place pour la création puis la mise en ligne des vidéos sur ma chaîne youtube lié à mon activité Tricot/Crochet.

Même si vous ne faites pas de vidéos Youtube, cet exemple vous aidera à comprendre l’importance du process.

L’écriture d’un process peut se faire au format papier, format que j’ai longtemps utilisé.

Aujourd’hui, tout est dans mon logiciel de prise de notes Obsidian.

Dans l’épisode 3, 4 étapes pour commencer à s’organiser, je vous explique que l’idéal est d’avoir tout au même endroit.

Grâce à un système de template (modèle), le process est indiqué directement à chaque fois que je crée une fiche pour une nouvelle vidéo.

Je n’ai qu’à suivre ce que j’ai préparé.

Voici les étapes indiquées :

• Écrire un script
• Filmer
• Faire le montage
• Rédiger la description
• Noter le chapitrage
• Mettre sur youtube
• Faire la vignette, c’est la petite image de présentation de la vidéo
• Ajouter à la playlist
• Écrire un article de blog
• Partager sur Facebook
• Partager dans la newsletter
• Partager Pinterest
• Partager groupe Facebook

Ici, c’est un processus simple.

Dans certains cas, comme pour la sortie d’un patron de tricot, j’ai un processus plus détaillé avec de nombreuses étapes, ainsi qu’un rétroplanning pour savoir quand faire telle ou telle chose.

Comment mettre en place un process ?

Il existe 2 techniques pour construire un process.

Faire un brain storming

La première solution est de faire un brainstorming.

Vous pouvez utiliser la méthode du mind mapping, qu’on appelle aussi carte heuristique ou carte mentale.

Je suis une adepte depuis toujours des mind mapping.

Ils sont visuels et permettent de faire rapidement le point sur un sujet.

Une fois ce brainstorming fait, vous le compléterez quand vous serez en train de faire la tâche qui y correspond.

La carte mentale peut se faire :

• directement sur une feuille de papier,
• sur un logiciel.

Selon les projets, j’utilise les logiciels suivants :

• Mind Node
• IthougthX

Je les ai acquis via SetApp, qui regroupe de très nombreuses applications pour l’environnement Mac.

Ce brainstorming sous forme de carte mentale présente l’avantage de ne pas être linéaire. C’est finalement comme notre cerveau. Il fonctionne avec des ramifications dans tous les sens.

On obtient une vision globale d’un sujet.

Et si vous le faites sur un logiciel, ce sera encore plus facile de le modifier, de le faire évoluer selon vos besoins ou d’ajouter des précisions au fil du temps.

Personnellement, je commence tous mes projets et tous mes process avec une carte mentale.

Ensuite, 2 possibilités s’offrent à vous :

• Passer à une liste de tâches à suivre, écrites les unes en dessous des autres, avec des cases à cocher

• Garder le process sous forme de carte mentale. C’est ce que je fais pour les projets plus complexes.

C’est à vous d’essayer différentes techniquespour déterminer dans laquelle vous vous sentez le mieux.

Construire le process en même temps

Une autre méthode pour la mise en place d’un process, c’est de le créer quand vous êtes en train de faire votre action.

Si on prend l’exemple suivant : la mise en ligne d’un produit, un sac en bandoulière, sur votre boutique e-commerce, vous allez noter les différentes étapes :

• le prendre en photos,
• transférer les photos sur l’ordinateur,
• faire quelques retouches,
• créer votre fiche produit,
• insérer une ou plusieurs photos,
• écrire la description du sac,
• définir le prix,
• publier la fiche produit.

Mais ce n’est pas fini.

Pour vendre votre joli sac, il va falloir en parler.

Vous noterez quels sont vos canaux pour vendre votre sac :

• une newsletter,
• un article de blog qui parle de votre sac,
• des publications sur les différents réseaux.

Et puis, peut-être, pour plus tard, notez qu’au bout de 6 mois, vous faites une promotion dessus.

Avec les process, il est inutile de se souvenir de toutes les actions, et cela évite de recommencer à zéro à chaque fois.

De plus, si vous cochez au fur et à mesure votre avancée, vous vous souviendrez que vous n’avez pas encore parlé de votre sac sur Facebook par exemple.

Ce process évoluera avec le temps. En le suivant, vous vous rendrez compte que vous pouvez optimiser certaines tâches. Vous allez le rendre de plus en plus efficace.

Un process pour déléguer

Les process vous seront très utiles si vous déléguez.

Si vous avez un grand nombre de commandes au moment de Noël, vous allez avoir besoin d’aide (famille, amis, des employés).

Avec un process, ce sera bien plus simple. Chaque personne suivra le déroulé avec vos instructions, et les clients recevront tous le même colis.

Si vous dites à la volée ce qu’il faut faire, parce que tout est dans votre tête, certains colis risquent d’être incomplets.

Quand faire des process ?

Voici quelques idées de tâches de ce que vous pouvez mettre sous forme de process :

• la comptabilité
• vos différentes publications (articles de blog, vidéo, podcast)
• la préparation des commandes
• la création de vos produits
• la rédaction de vos patrons tricot

Vous avez maintenant toutes les clés pour mettre en place vos premiers process.

Je vous conseille de le faire au fur et à mesure avant d’en avoir trop à mettre en place.

Et si votre entreprise est déjà bien développée, choisissez de commencer par ceux qui sont les plus importants à vos yeux.